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OAA办公室经理

预计开始日期: 只要找到合适的人选.

发布日期:2021年8月10日

申请截止日期: 打开直到填满.
工资标准:3万美元.00

 

一般的总结:

学术事务办公室(OAA)的办公室经理为学术事务办公室提供高水平的行政协助.  办公室经理处理办公室的日常事务，并保证办公室的高效运转.  职责包括管理学生的流动, 教师, 工作人员, 以及其他进入办公室的人将他们介绍给OAA内的适当人员或学院的适当办公室.  办公室经理是一个值得信赖的人，他会高度保密.  进一步, 办公室经理了解学院的政策，理解并尊重学院的使命, 愿景, 道德及精神价值, 圣经基础声明, 和基督教教育哲学.

 

主要职责:

 

1. Perform general office duties to include answering the telephone; routing telephone calls/messages to appropriate person/office; preparing 对应 and memos; photocopying, 维护ing up-to-date files; keeping files current; and opening, 整理和分发收到的邮件和信件.  优先考虑教务长/VPAA需要审查的沟通.

 

2. 欢迎并服务所有访客、学生、教职员工和管理人员.

 

3. 开发, 维护, 并与教务长/VPAA沟通有关约会日程的准确信息, 旅行, 对应, 报告截止日期.

 

4. 准备/提交货物和/或服务的在线申请到企业资源计划(ERP)系统.e.Jenzabar).  

 

5. 确保所有教员档案得到满意的维护，包括所有要求文件.

 

6. 根据需要准备/维护数据库.g.、教学人员名单[ISL]).

 

7. 准备辅助教师和超负荷教师人事行动表(paf)签名并提交给人力资源部.

 

8. 根据需要/要求准备报告.

 

9. 准备信函给学生关于满意的学业进展(1).e.(警告信、留校察看信、停学信、开除信).

 

10. 安排和协调教务长委员会的会议, 部门的椅子, 教师, 特别会议.

 

11. 按要求参加会议并担任记录员.  这些会议包括学术系主任的会议, 教务长委员会的会议, 以及校董会学术事务委员会的会议.  按要求记录和分发这些会议的记录.  

 

12. 12.制定和准备教务长和VPAA参加/参加专业会议所需的充分和适当的文件, 研讨会, 或会议.  这包括安排旅行行程，整理旅行材料的完整档案.g.，机票或电子邮件行程，会议文件和小册子，酒店预订等.).  其他与旅行有关的表格包括旅行授权申请表、旅行前表格等.确保准备和提交费用报表，出差后表格，收据等. 旅行结束后.

 

13. 随时通知教务长/VPAA, 人, 事件, 以及可能对OAA产生积极或客观影响的事件, OAA单位内的部门, 或学院.

 

14. 14.选择、监督和批准分配给OAA的勤工俭学学生的考勤卡

 

15. 执行教务长/VPAA和/或副VPAA分配的其他任务.

 

资格:

成功的候选人将具备:

1. 副学士学位(本科优先)，秘书学或相关领域.
2. 至少5年办公室工作经验优先.
3. 熟练使用电脑，上进心强，能分清轻重缓急，能同时处理多项任务.
4. 良好的书面和口头沟通能力以及人际交往能力.
5. 了解组织的原则和实践, 规划, 档案管理和一般行政管理.
6. 有能力对所有沟通保密，并在发布任何信息时行使自由裁量权.
7. 能够偶尔在常规工作时间之外工作.g.(晚上及周末).

 

 

评价: 这项工作的表现将根据专业发展计划(PDP)和/或学院对非教学人员/员工的评估工具进行评估.

 

 

物理需求(所有需求之和应等于100%).

 

取消:3%

 

站:5%

 

坐:75%

 

行走:10%

 

运行:0%

 

其他:7%

应用

完成在线就业申请. 教师职位可能仍然要求申请人邮寄成绩单和其他文件. 详情见申请表.